为规范和加强中枢神经系统产品研发四川省重点实验室（以下简称“省重”）的建设和运行管理，根据四川省科学技术厅文件的有关规定，结合省重实际，制定本制度。

第一条 为提高省重建设运行过程中的沟通质量和效率，降低沟通成本，密切落实并跟踪会议中所提出的各项工作和任务的实施或完成情况，特制定本制度。

第二条 省重各类会议由会议组织者负责实施，省重秘书处协助会前准备工作，保障会议的顺利召开，并对本制度的实施进行监督管理及文件系统实施管理。

第三条 会议类型：

1、学术委员会会议

会议内容为提名和遴选省重主任；研究和审议省重目标任务、研究方向、发展规划；审议省重重大事项调整、年度工作计划、开放课题设置；指导省重人才、团队建设及重大学术活动；负责对省重学术领域其他相关的重要工作进行可行性论证、审核和把关以及审议省重主任办公会提交的其他重大事项等。具体管理实施见《中枢神经系统产品研发四川省重点实验室学术委员会会议制度》。每年召开不少于 1 次。

2、主任办公会对实验室发展规划及日常运行管理中各重要事项进行决策，也是省重向学术委员会和依托单位提交重大议案的主要途径。具体管理实施见《中枢神经系统产品研发四川省重点实验室主任办公会制度》。每季度召开不少于 1 次。

3、研究方向交流会各学术带头人组织所在研究方向的固定人员对在研课题进展、遇到的问题、共同关心的学术热点等情况进行定期的交流与讨论，旨在强化团队融合与合作、解决研究难点、促进学术交流。

4、项目会

根据项目需要，由项目负责人组织召开项目会。在会上汇报项目进展和讨论项目相关问题。省重固定人员承担的与研究方向相关的省重经费项目、校企联合申报的省重经费项目，应每季度填报项目进展。

5、临时性会议

因建设运行过程中就一些临时事件而发起的临时性会议，原则上应提前一个工作日以会议通知形式将会议时间、会议地点、会议议题和参会人员名单等信息告知参会人员。

第四条 会议类型主要以普通会议（面对面）、视频会议为主。

第五条 会议召开流程：

1、会议申请

会议发起人向省重秘书处提出会议申请，确定会议室、会议时间、会议地点、会议类型、会议议题、参会人员等信息，秘书处协调组织会议准备工作。因处置突发事件而召开的紧急会议不受此限制。

2、会议通知

原则上应于会议召开前 1 个工作日将正式会议通知发送至参会人及提供会务服务的相关人员，同时可采用邮件、电话、当面告知等方式告知参会人。会议通知内容包括但不限于以下内容：会议时间、会议地点、参会人员、会议时长、会议主题、会议议程、会议须准备的资料明细、参会注意事项及其他。

3、参会人员及签到

参会人员可因会议目的和议题的不同而不同。原则上参会人员必须是与议题相关的关键人员，对于其他未参会的相关人员，会后可将会议纪要以邮件方式抄送。参会人员应填写会议签到表。

4、会议准备

省重秘书处应按会议组织者要求协助做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好会议签到表、会议器材等会议所需各种设施、用品等。会议过程中若涉及到纸质资料的，应在会议前提前印制。5、会议组织会议主持人必须遵守以下规定：

1） 主持人应不晚于会前 15 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2） 为提高会议效率，主持人应于会议开始时将会议议题、议程、会议时长、有待解决的问题及需达成的目标、议程推进中应注意的事项/问题等进行必要的说明，并对各项议程所需时间进行必要的说明或限制。

3） 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4） 对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表决。

6、会议纪律

1） 参会人员应于会前 5 分钟到达会场。

2） 会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3） 遵循会议主持人对议程控制的要求。

4） 对于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5） 遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音，原则上会议期间不允许接听电话（电话会议除外），如须接听，请离开会场。

7、会议纪要及决议

会前会议主持人应指定记录人，一般为省重秘书处人员，会议主持人负责复核会议纪要。会议纪要须如实记录，对内容进行概括、总结。尽量采用简明扼要、提纲挈领的方式进行记录，会议决议与待办事项也一并记入会议纪要。会议记录人按省重《会议纪要》表格对会议纪要进行整理，并于会议结束后一个工作日内整理好会议纪要及审核，记录人及审核人签字确认，扫描件发送至各参会人员的邮箱明确会议结果。省重秘书处负责监督和定期检查会议中所产生的待执行任务的执行情况，及时向省重主任报告，并对各类会议的会议纪要进行统一归档备存。

第六条 会议流程图:

第七条 本办法自发布之日起施行。

第八条 本办法由省重管理办公室负责解释。

附件 1: 会议签到表模板

中枢神经系统产品研发四川省重点实验室

2025年9月19日